呼和浩特2016年8月11日電 /美通社/ --慧點科技高級咨詢顧問蔣振近日撰寫文章《如何管好能源企業(yè)的資金風險》。以下為部分摘錄：
能源行業(yè)的某些領域正在經(jīng)歷一場寒冬，隨著去產(chǎn)能的壓力逐年增大，謀求轉(zhuǎn)型發(fā)展已經(jīng)成為眾多能源企業(yè)的必然選擇。然而，轉(zhuǎn)型往往需要經(jīng)過一段時間才能取得成果，很多能源企業(yè)在轉(zhuǎn)型過程中面臨著資金鏈斷裂的風險。爭取時間，在轉(zhuǎn)型成功前存活下來，成為各大能源企業(yè)的當務之急。
位于內(nèi)蒙古自治區(qū)的某大型能源企業(yè)集團（下稱某集團）就在這樣的緊急關頭找到了方法，為企業(yè)的長遠發(fā)展贏得了寶貴的時間。
某集團的錦囊妙計就是：利用信息化手段進行精細化管控。
讓人頭疼的合同和費控管理
某集團經(jīng)過多年的信息化建設，已經(jīng)形成了包括OA、CRM、SRM和ERP等在內(nèi)的較為全面的生產(chǎn)經(jīng)營信息支撐系統(tǒng)。
但是某集團的預算管理部分還是采用線下方式，預算編制確定后由人工導入SAP系統(tǒng)后進行相關的業(yè)務控制，這就給企業(yè)的合同管理和費控管理帶來一些問題。
在合同管理方面，某集團主要存在以下三個問題：
其一，合同管理不夠完善，數(shù)據(jù)分散。在合同管理方面，某集團僅實現(xiàn)了合同審批環(huán)節(jié)的線上管理，在管理過程中存在“重訂立、輕履行”的問題，合同訂立也無法和前期的準備工作有效銜接，導致合同的各階段管理各自孤立，容易存在管理漏洞，不利于共享和監(jiān)管。同時，合同的審批流程分散在各系統(tǒng)中，各系統(tǒng)彼此獨立，無法共享合同的主數(shù)據(jù)等信息，存在各個系統(tǒng)中的合同數(shù)據(jù)不一致，且無法輸出統(tǒng)一的臺賬等問題。
其二，合同管理模式混亂。目前某集團的合同分類不統(tǒng)一，且不夠細化，未建立分級的分類方式，管理過程中容易存在分類混亂的情況。某集團基于不同類別的合同管理流程沒有進行系統(tǒng)的梳理，各類別合同都按一個固化的模式進行管理，導致高風險的合同得不到有效的風險防控；而風險一般的合同，卻進行了過度的風險防控。合同的制度體系、流程體系和授權體系不夠完善，需要進行進一步的梳理和細化，使得體系文件更加符合某集團的管理實際，基于不同的合同類別，設定不同的管理流程和權限機制。
其三，缺乏統(tǒng)一的監(jiān)控平臺，導致總部對下屬單位的監(jiān)控不足。某集團總部不能掌握分子公司合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的風險，無法對下屬單位進行有效管理和指導，更無法及時發(fā)現(xiàn)可能出現(xiàn)的風險，容易出現(xiàn)違規(guī)等現(xiàn)象。
作為大型現(xiàn)代化能源企業(yè)，某集團的資金管理和成本費用控制管理始終貫穿于公司成長發(fā)展、經(jīng)營管理的全過程。隨著業(yè)務的快速擴張，某集團業(yè)務的復雜性和多樣性不斷加大，資金管理和成本費用控制管理也變得更加復雜，面臨一系列挑戰(zhàn)，主要包括以下四個方面：
第一，如何強化資金支付的全過程控制，從而提高業(yè)務執(zhí)行效率，降低資金支付風險。此前某集團的對外資金支付審批業(yè)務仍以紙質(zhì)審批單為主要媒介，經(jīng)辦人員需要逐級找領導簽字、審批，導致資金支付業(yè)務效率低下，資金支付成本高。另外，由于缺乏有效的工具支撐，某集團與資金支付業(yè)務相關的管理制度不能得到嚴格執(zhí)行，越權辦事，以及超預算、超標準、超合同、超項目的支出難以得到有效控制，資金支付風險大。
第二，如何在企業(yè)的日常生產(chǎn)經(jīng)營中合理、有效地控制費用，避免不必要的浪費。某集團希望不僅能夠看得到，而且控得住整個集團費用管理，在費用發(fā)生時進行實時控制，實現(xiàn)對費用的事前、事中和事后監(jiān)控。
第三，如何充分利用現(xiàn)有IT資源，打破信息孤島，建立互聯(lián)互通的費用預算管理平臺，實現(xiàn)費用和預算管控業(yè)務的閉環(huán)管理。目前某集團已經(jīng)建立SAP、MDM和OA等與資金支付業(yè)務密切關聯(lián)的信息系統(tǒng)，但資金支付與費用管控管理依然存在信息斷裂的問題，需要將這些系統(tǒng)的數(shù)據(jù)打通，才能充分發(fā)揮信息資源的整合效益。
第四，在強化集團統(tǒng)一管控的基礎上，如何兼顧各成員單位管理的差異性。也就是說，在集團總部監(jiān)督下，如何確保下屬企業(yè)內(nèi)部大量復雜且多變的各類審批流程能夠高效運轉(zhuǎn)，并在業(yè)務發(fā)生變動時，流程能迅速、靈活地進行相應的調(diào)整。
建設內(nèi)容與效果
在此背景下，某集團通過與慧點科技合作，構建以合同管理系統(tǒng)和費用控制系統(tǒng)為核心的統(tǒng)一監(jiān)管平臺，從而有效提升企業(yè)管控水平，規(guī)避運營風險，提高業(yè)務效率，并降低運營成本，為轉(zhuǎn)型贏得時間。
第一，構建合同管理系統(tǒng)，實現(xiàn)合同的全生命周期線上管理。通過信息系統(tǒng)的建設，某集團實現(xiàn)了對包括合同訂立前、簽署中、執(zhí)行中與執(zhí)行后在內(nèi)的完整業(yè)務環(huán)節(jié)的信息化支撐，并以全過程貫穿、覆蓋所有相關部門的整體管理視角進行管理。某集團通過對合同履行的線上管理，加強了對合同的風險監(jiān)控能力，打通合同簽署與執(zhí)行過程的信息交互，建立執(zhí)行過程監(jiān)控和執(zhí)行風險跟蹤應對體系，實現(xiàn)主動的合同風險規(guī)避。
第二，構建費用管控系統(tǒng)，強化費用支付的全過程控制，提高效率、降低風險。某集團借助系統(tǒng)按照時間進度對各單位的明細項目進行預算控制，從事后檢查向事前、事中控制推進。某集團還實現(xiàn)了支付審核流程的電子化，并將預算控制機制植入費用申請的流程中。某集團甚至在費用申請之前，結合費用的支付和制證等能力，實現(xiàn)“預算—申請—報銷—支付—制證”的一體化管理，提升費用審批效率，規(guī)避預算控制風險，提高費用管控水平。
第三，以業(yè)務驅(qū)動進行數(shù)據(jù)整合，實現(xiàn)完整的合同信息關聯(lián)，規(guī)避合同支付風險。某集團通過信息化手段，加強合同履行的計劃性，對支付申請?zhí)峁┤娴臄?shù)據(jù)信息支撐，規(guī)避支付風險，同時將支付的結果反饋給合同管理，形成良性循環(huán)的合同、費控管控體系。
第四，通過全面的系統(tǒng)建設，有效支撐以風險為導向的管控體系落地。解決了合同、費用管理業(yè)務缺少高效支撐工具，造成各類信息不能夠得到高效利用、風險的預判變得極為困難的問題。這主要體現(xiàn)在如下方面：
